Bez komunikacji nie ma efektywnej pracy. Praca zdalna nie jest tutaj wyjątkiem. Nie ma znaczenia, czy siedzisz w open space, spotykasz się z klientem w kawiarni, czy pijesz herbatę we własnym fotelu. Z łatwością możesz sobie wyobrazić tradycyjne Meetingi, daily scrumy, konferencje i narady, ale jak praca zdalna rozwiązuje kwestię spotkań online?

Nie trzeba być geniuszem, żeby zauważyć, że spotkanie online nie należy do w pełni naturalnych ludzkich zachowań. Niby każdy ma zainstalowanego Skype’a i słyszał o Hangoutach, ale kto z ręką na sercu może powiedzieć, że umie w spotkania przez Internet?

Zapytałam Was na Facebooku, co Was wkurza w rozmowach przez Internet. Skompilowałam Wasze odpowiedzi z moimi doświadczeniami z pracy zdalnej i oto jest! Lista zasad efektywnej rozmowy wideo. Przeczytaj i powiedz, czy się z nią zgadzasz.

Spotkanie online - 7 zasad

Naucz się korzystać ze sprzętu

Jednym z błędów wystąpień publicznych jest nieogarnięcie rzutnika i klikera przed wyjściem na scenę, a jak to jest ze zwykłymi rozmowami na Skype? Cóż tam można ogarnąć albo nie?

Na Facebooku już pierwszy komentarz był właśnie o tym:

Najbardziej mnie irytuje – nieprzygotowanie techniczne: a to nie działa mikrofon, a to nie działa kamera, a to pootwierane jest milion zakładek i prowadzący nie może znaleźć tego co trzeba etc.

Jakub Milczarek

Na początek upewnij się, że masz zainstalowany odpowiedni program i że umiesz go włączyć. Sprawdź, czy Twój mikrofon i słuchawki działają. Koniecznie zrób to przed spotkaniem online – oszczędź swoim rozmówcom patrzenia na Twoją walkę z ustawieniami dźwięku w systemie.

Podłącz się do Internetu

Internet. Oczywista oczywistość? No pewnie! Ale, jak się okazuje, nie dla wszystkich. Jeśli umawiasz się z kimś na rozmowę przez Internet, to sprawdź, czy Twoje połączenie naprawdę działa. Czat Messengera działa w każdych warunkach, przesyłanie dźwięku i obrazu już nie koniecznie.

Jeśli więc rozmawiasz z domu, to kwestię stabilnego połączenia z siecią pewnie masz ogarniętą, ale jeśli jesteś w kawiarni, na ulicy, albo na plaży, to sprawdź 5 razy, czy jakość połączenia jest wystarczająca (szybkie WiFi w kawiarni lub ikonka H+/LTE w telefonie).

A co jak połączenie jest do bani i nic nie możesz z tym zrobić? Oszczędź wszystkim czasu i powiedz, że musisz odwołać spotkanie online. Serio! Odwołanie rozmowy w ostatniej chwili najpewniej będzie mniej frustrujące niż próby wyłapania Twoich słów ze zniekształconej transmisji i poszatkowanego dźwięku.

Włącz kamerę

Tak! Czy na rozmowę w pokoju konferencyjnym przychodzisz w worku na głowie? Pewnie nie. Więc dlaczego na spotkanie online zasłaniasz kamerę?

Komunikacja niewerbalna to bardzo duża część przekazu, uśmiech, grymas na twarzy, czy gestykulacja nie raz mówią więcej niż pół godziny słownego wywodu. Włączając kamerę na pewno poprawisz efektywność spotkania online.

Na przykład, zamiast pytać wszystkich rozmówców po kolei, czy się zgadzają, możesz rzucić okiem na podgląd z ich kamer i widzieć, czy potakują głową na to co mówisz ;)

Znajdź kadr

Nie żebym Cię chciała dodatkowo stresować, ale… Nie dość, że podczas spotkania online trzeba włączyć kamerę, to jeszcze dobrze byłoby znaleźć spokojny kadr.

Najlepiej usiąść tyłem do ściany/regału. Stałe tło nie rozprasza rozmówców i będą mogli się skupić na tym co mówisz, a nie na Twoim dziecku rzucającym klockami na drugim planie.

O właśnie! Drugi plan. Pamiętaj, że na ekranie obraz jest płaski… Raz zdarzyło mi się uczestniczyć w spotkaniu, na którym koleżanka usiadła tak niefortunnie, że akurat widziałam na przestrzał cały jej przedpokój zwieńczony łazienką, do której nie zamknęła drzwi. Całą rozmowę na ramieniu miała muszlę klozetową. Jak te bajkowe szepczące do ucha aniołek i diabełek. Ona miała tam kibel. Wiesz ile kosztowało mnie nie śmianie się podczas tego spotkania?

Bądź na czas

Przyjdź punktualnie! To jest turbo ważne. W Internecie 25-minutowy kwadrans studencki nie obowiązuje.

Spóźnienie na spotkanie w tradycyjnej kawiarni nie jest mile widziane, ale zazwyczaj łatwo je wyjaśnić: korki, ukryte wejście do kawiarni, zajęta winda, czy cokolwiek innego, co mogło Cię opóźnić o kilka minut. A jak wyjaśnisz spóźnienie na spotkanie online?

Jeśli umawiasz się na 10.30, to bądź dokładnie o 10.30. Postaw się na miejscu Twoich rozmówców: siedzą przed monitorem, nienaturalnie patrzą w kamerę, mają włączony mikrofon i dookoła siebie najpewniej rozgrzebaną robotę, a dzięki Tobie marnują czas czekając aż się pojawisz. Co więcej! Nie są pewni, czy się w ogóle pojawisz, bo nie dość, że nie ma Cię w pokoju spotkania online, to jeszcze reszta komunikatorów milczy na temat Twoich losów.

5 minut samotnego siedzenia przed monitorem pod ostrzałem kamery i z poczuciem inwigilacji włączonego mikrofonu, to absolutne maksimum cierpliwości. Ja zazwyczaj zamykam pokój spotkania online po 2 minutach.

Wyłącz dźwięki w telefonie

I znowu… Przychodząc na prawdziwe spotkanie pamiętasz o tym, żeby wyłączyć dźwięki w telefonie. Zrób to samo na spotkaniu online.

Słyszenie co chwilę dźwięków powiadomień nie ułatwia rozmowy.

Operuj mikrofonem, używaj słuchawek

Echa, niespodziewanego szczekania psa, czy innych niezidentyfikowanych dźwięków podczas spotkania online da się bardzo łatwo uniknąć.

Po pierwsze: używaj słuchawek. Słuchawki podczas rozmowy przez Internet nie są dla Ciebie. One są dla Twoich rozmówców. Dzięki temu, że używasz słuchawek tylko Ty możesz słyszeć, co rozmówcy do Ciebie mówią. Twój mikrofon tego nie słyszy, a więc nie tworzy nieprzyjemnego echa.

Po drugie: operuj mikrofonem. W dobrym tonie jest wyłączanie mikrofonu, kiedy nie mówisz. W ten sposób, nawet jeśli nie masz słuchawek, nie przekazujesz echa rozmowy do pokoju spotkaniowego, ale też nie narażasz wszystkich na słuchanie psów zza okna, dzieci z pokoju obok i remontu z piętra wyżej.

Masz rację, że podczas rozmowy w kawiarni jakoś nikomu nie przeszkadzają hałasy otoczenia, ale… Podczas spotkania w kawiarni wszyscy rozmówcy słyszą te same hałasy w tym samym czasie. Tymczasem podczas rozmowy online każdy się zastanawia: „Hm… Ciekawe, kto ma psa?”, „O! Czy to mnie przyszło powiadomienie”, „Dzwonek do drzwi. To mój stłumiony moimi słuchawkami? Nie to nie mój. A może mój?”. Łapiesz?

I… Ultrazasada poza listą: Przestań gadać!

Ranking na najbardziej wkurzające zachowanie podczas rozmów online wygrało: przerywanie innym.

Przerywanie sobie, w programach do spotkań bez kamer często istnieje opcja chęci zainicjowania dialogu albo pytania i nie ma potrzeby przerywać prowadzącemu wytrącając go z rytmu wypowiedzi.

Michał Kościelniak

Dźwięk w rozmowach wideo jest płaski. Nie ma tam głębi, nie ma stron, z których dochodzi. Jeśli dwie, a nawet trzy osoby mówią w tym samym czasie, nie ma najmniejszej szansy zrozumieć, co mówią. W świecie stereo nie da się skorzystać z naszej fantastycznej umiejętności wyciszania tła i skupienia się na dźwięku, na którym nam właśnie zależy. W stereo wszystkie głosy są równoważne. A więc: Ucisz się czasami. Daj innym dojść do głosu. Słuchaj.

Wojtek znalazł świetne ćwiczenie na brutalną szkołę życia dotyczącą przerywania sobie w świecie przesyłania dźwięku na odległość:

Ja się kiedyś śmiałem że każdy człowiek powinien obowiązkowo przez miesiąc komunikować się ze światem tylko przez radio FMowe.
Po kilku nakładkach ludzie się uczą dyscypliny w rozmowie :)
Krótkofalarstwo – nauczyciel życia :P

Wojtek Bielak

Przygotuj się na spotkanie online – praca zdalna będzie łatwiejsza

Powyższe punkty mogą Ci się wydawać oczywistościami, ale wystarczy, że każdy rozmówca zapomni o jednym z nich, a nasze spotkanie online może wyglądać tak:

Przyznaj się: który mały dramat spotkania online widujesz najczęściej? Który najbardziej Cię wkurza?